Pravilnik o zasebnosti

Ta pravilnik o zasebnosti pojasnjuje, kako družba QLEOS Biotech d.o.o., Bilje 112a, 5292 Renče, Slovenija (v nadaljevanju »mi«, »nas« ali »QLEOS«), obdeluje in varuje osebne podatke uporabnikov, kupcev in obiskovalcev v skladu z Uredbo (EU) 2016/679 – Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR) ter vso veljavno zakonodajo o varstvu podatkov v Evropski uniji.

Ta pravilnik velja za vso obdelavo osebnih podatkov prek našega spletnega mesta www.qleos.com in vseh povezanih storitev, ki jih neposredno ponuja QLEOS Biotech.

Z dostopom do našega spletnega mesta, oddajo naročila ali obrazca, komunikacijo z nami, prijavo na naše e-novice ali drugo uporabo naših storitev potrjuješ, da poznaš in sprejemaš določila tega pravilnika o zasebnosti.

Upravljavec osebnih podatkov

Družba QLEOS Biotech d.o.o. s poslovnim naslovom Bilje 112a, 5292 Renče, Slovenija je upravljavec vseh osebnih podatkov, zbranih in obdelanih prek našega spletnega mesta. Z vprašanji ali zahtevami v zvezi s svojimi osebnimi podatki se lahko obrneš na nas na info@qleos.com.

Vrste zbranih podatkov

Zbiramo osebne podatke, ki nam jih prostovoljno posreduješ pri uporabi našega spletnega mesta in storitev. Ti vključujejo:

– Identifikacijske in kontaktne podatke, kot so ime in priimek, e-poštni naslov, telefonska številka ter naslov za dostavo oziroma račun ob oddaji naročila;
– E-poštni naslov in ime ob prijavi na naše e-novice ali komunikaciji prek klepetalnika ali kontaktnih obrazcev;
– Podatke o interakcijah s spletnim mestom, vključno z naslovom IP, vrsto naprave, brskalnikom, časovnim pasom in stranmi, s katerih prihajaš, zbrane s piškotki in analitičnimi orodji tretjih oseb;
– Vse dodatne informacije, ki jih prostovoljno deliš z nami med komunikacijo z našo podporno ekipo.

Ne zbiramo in ne obdelujemo posebnih vrst osebnih podatkov (občutljivih podatkov). Osebnih podatkov otrok, mlajših od 16 let, ne zbiramo zavestno. Če ugotovimo, da smo takšne podatke nenamerno zbrali, bomo nemudoma ustrezno ukrepali za njihov izbris.

Namen in pravna podlaga obdelave

Vse osebne podatke obdelujemo zakonito, pošteno in pregledno v skladu s 6. členom GDPR. Pri tem se opiramo na naslednje pravne podlage:

– Nujnost obdelave za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki (npr. za izpolnitev tvojega naročila izdelkov);
– Izpolnjevanje zakonskih obveznosti (npr. računovodskih obveznosti, izdajanja računov ali davčnega poročanja);
– Tvojo izrecno privolitev, kjer je ustrezna (npr. prijava na e-novice, uporaba marketinških piškotkov);
– Naše zakonite interese pri vzdrževanju, izboljševanju in varovanju spletnega mesta ter odnosov s kupci, če nad temi interesi ne prevladajo tvoje temeljne pravice in svoboščine.

Uporaba osebnih podatkov

Zbrane osebne podatke uporabljamo za naslednje namene:

– Obdelavo in izpolnitev tvojih naročil, vključno z obdelavo plačil, potrditvijo naročila, dostavo in podporo kupcem;
– Komunikacijo s teboj glede vprašanj, vračil ali informacij o izdelkih;
– Pošiljanje e-novic in promocijskih vsebin uporabnikom, ki so v to izrecno privolili;
– Zagotavljanje tehničnega delovanja, zmogljivosti in varnosti našega spletnega mesta;
– Analizo vedenja obiskovalcev, izboljševanje uporabniške izkušnje in izvajanje kampanj ponovnega trženja prek platform, kot sta Meta in Google.

Hramba podatkov

Tvoje osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za doseganje navedenih namenov in izpolnjevanje zakonskih obveznosti hrambe.

– Osebne podatke, povezane s transakcijami, običajno hranimo 5 let zaradi izpolnjevanja davčnih in računovodskih predpisov v Sloveniji;
– Osebne podatke, pridobljene na podlagi privolitve v trženje, hranimo do tvoje odjave ali zahteve za izbris;
– Tehnične dnevnike in analitične podatke hranimo najkrajši čas, potreben za njihov analitični namen.

Posredovanje in razkritje podatkov

Tvojih osebnih podatkov ne prodajamo, oddajamo ali kako drugače posredujemo tretjim osebam za komercialne namene. Osebne podatke lahko posredujemo izključno, kadar je to potrebno za:

– Izpolnjevanje pogodbenih obveznosti (npr. posredovanje imena in naslova ponudnikom logističnih storitev);
– Izpolnjevanje zakonskih obveznosti (npr. zahteve sodišč, pregledi davčnih organov);
– Sodelovanje z zaupanja vrednimi ponudniki storitev (npr. platformami za e-pošto, ponudniki obdelave plačil), ki so vsi pogodbeno zavezani k zaupnosti in varstvu podatkov.

Tvojih osebnih podatkov ne prenašamo izven Evropskega gospodarskega prostora, razen če so zagotovljeni ustrezni zaščitni ukrepi, kot so standardne pogodbene klavzule (SCC), ki jih je Evropska komisija odobrila v skladu s 46. členom GDPR.

Naročniški računi in ponavljajoča se plačila

Če skleneš, imaš ali upravljaš naročnino, obdelujemo dodatne osebne podatke, potrebne za izvajanje naročniške storitve. Ti lahko vključujejo stanje tvoje naročnine, izbrani interval dostave, datum naslednje obnove, zgodovino obnov, dejanja začasne ustavitve, preskoka ali odpovedi, razpored dostav, dogodke neuspelih plačil ter omejene identifikatorje ali reference, povezane s plačili, ki jih posredujejo naši ponudniki plačilne in naročniške tehnologije. Celotnih podatkov tvoje plačilne kartice ne hranimo v lastnih sistemih.

Te podatke uporabljamo za upravljanje tvoje naročnine, obdelavo ponavljajočih se plačil, zagotavljanje funkcij naročniškega računa, pošiljanje obvestil o obnovah, neuspelih plačilih, potrditvah naročil in spremembah naročnine, preprečevanje goljufij in zlorab, izvajanje ponavljajočih se dostav ter izpolnjevanje računovodskih in zakonskih obveznosti.

Pravne podlage za to obdelavo so izvajanje pogodbe, izpolnjevanje zakonskih obveznosti in naši zakoniti interesi pri izvajanju, varovanju in izboljševanju naročniške storitve.

Ustrezne podatke o naročnini lahko posredujemo zaupanja vrednim ponudnikom gostovanja, spletnega poslovanja, upravljanja naročnin, plačil in logistike izključno, kadar je to potrebno za zagotavljanje naročniške storitve. Če kateri od teh ponudnikov obdeluje podatke izven EGP, se po potrebi opiramo na ustrezne zaščitne ukrepe, kot so standardne pogodbene klavzule.

Evidence, povezane z naročnino, hranimo, dokler sta tvoja naročnina ali račun aktivna, nato pa še toliko časa, kolikor je razumno potrebno za pravne in računovodske namene, preprečevanje goljufij, obravnavo povratnih bremenitev in reševanje sporov.

Vrste podatkov, ki jih obdelujemo za program

• Podatki o stanju v programu: tvoji aktivni in skupni potrjeni XP, trenutna raven in popust, prislužene podobe spremljevalcev in trajne značke, izdane kode osebnih kuponov oziroma bonov, čas zaščite in zniževanja, evidence upravičenih nakupov in prevzemov XP za vodnike, evidence izbirnih zamenjav bonov, ohranjene evidence nizov aktivnosti oziroma zgodovine, čas zadnje aktivnosti in podatek o tem, ali so bila prikazana obvestila programa.
• Podatki, povezani z naročili: vmesni seštevki postavk izdelkov, ki izpolnjujejo pogoje programa (brez davkov, dostave in izključenih kategorij), ID-ji izdelkov, ki sprožijo pridobitev značk, ter stanje naročila, potrebno za potrditev ali razveljavitev nagrad.
• Identifikatorji in kontaktni podatki: ID tvojega računa oziroma uporabnika in e-poštni naslov (ki se uporabljata za omejitev osebnih kuponov oziroma bonov na tvoj račun).
• Metapodatki o pošiljanju e-pošte: vrsta e-poštnega obvestila programa (na primer obvestilo o napredku ali zaščiti), časi pošiljanja in osnovne evidence dostave, ki jih ustvarijo trgovina in njeni sistemi za dostavo e-pošte (brez analitike vsebine sporočil). Za obstoječe e-novice še naprej veljajo njihove nastavitve prijave in pošiljanja.

V programu ne hranimo podatkov plačilnih kartic. Plačila obdeluje tvoj izbrani ponudnik plačilnih storitev.

Nameni in pravne podlage (6. člen GDPR)

• Izvajanje programa (izračun stopenj oziroma popustov, izdajanje in preverjanje osebnih kuponov, dodeljevanje in razveljavljanje XP, značk ter bonov, postopno zniževanje po neaktivnosti): člen 6(1)(b) – pogodba (pogoji programa).
• E-poštna obvestila programa (sprememba ranga, opozorilo pred iztekom, izdaja značke oziroma bona, opomnik ob neaktivnosti, mesečni povzetek): člen 6(1)(f) – zakoniti interesi (obvestila o storitvi programa, ki se mu pridružiš). Od prejemanja se lahko kadarkoli odjaviš (glej »Tvoje možnosti« spodaj).
• Varnost in preprečevanje zlorab (preverjanja za preprečevanje goljufij, preprečevanje deljenja oziroma zlorabe kuponov): člen 6(1)(f).
• Analitika in izboljševanje programa (zbirni podatki, izključitve izdelkov oziroma kategorij): člen 6(1)(f). Kadar analitika temelji na nenujnih piškotkih, za privolitev zaprosimo prek pasice za piškotke.

Oblikovanje profilov in avtomatizirano odločanje

Program uporablja avtomatizirana pravila za:

• dodelitev 15 XP za vsak € upravičene vrednosti izdelkov po popustih, brez DDV, dostave in pristojbin, ko sta plačilo in zaključek naročila preverjena; dodelitev XP za upravičene vodnike in izbirne zamenjave prisluženih bonov po pravilih programa,
• določitev tvoje trenutne ravni in osebnega popusta glede na aktivne XP, medtem ko skupni potrjeni XP štejejo za enkratne mejnike za nagrade,
• zniževanje aktivnega napredka za četrtino ravni vsakih 17,5 dneva po izteku 70 dni zaščite, med katerimi čas teče; upravičena naročnina lahko ustavi preostalo odštevanje,
• odklepanje značk in izdajanje bonov, ko so izpolnjeni pogoji,
• popravke XP in povezanih denarnih nagrad, kadar jih zahtevajo preverjena vračila plačil ali drugi popravki, brez odstranitve že prisluženih trajnih zbirateljskih značk.

Te odločitve vplivajo le na ugodnosti programa (popuste oziroma nagrade) in nimajo pravnih ali podobno pomembnih učinkov.
Oblikovanju profilov lahko ugovarjaš ali zahtevaš človeški pregled (21. in 22. člen GDPR) na info@qleos.com: pri tem upoštevaj, da bomo morda morali onemogočiti tvoj dostop do programa.

Viri

Podatki izvirajo iz tvojega računa in naročil v naši trgovini, izračuna pa jih naš sistem WooCommerce.

Program dobroimetja in priporočil

Izvajamo izbirni program dobroimetja in priporočil (»program«). Ko sodeluješ v njem, obdelujemo naslednje podatke za izvajanje programa, preprečevanje zlorab, zagotavljanje nagrad in vodenje revizijskih evidenc:

• Identifikatorji in stanje v programu: ID tvojega računa oziroma uporabnika, koda za priporočila, stanje dobroimetja, vnosi v evidenco (vrsta, znesek, čas, ID naročila), nastavitve, veljavne ob transakciji (odstotki, omejitve), in podatek o tem, ali so bila prikazana obvestila oziroma e-poštna sporočila programa.
• Podatki, povezani z naročili: vmesni seštevki izdelkov, ki izpolnjujejo pogoje za dobroimetje (brez dostave, pristojbin, davkov in izključenih šifer izdelkov oziroma kategorij), vpliv kuponov, »upravičena osnova« posameznega naročila, načrtovano oziroma unovčeno dobroimetje in sorazmerne razveljavitve ob vračilih.
• Pripisovanje priporočil in preprečevanje zlorab: ID lastnika priporočila in koda, shranjena ob naročilu; zgoščen prstni odtis naslova IP in uporabniškega agenta (UA) za osnovna preverjanja goljufij (neobdelana IP in UA se ne shranjujeta v evidenco programa).
• E-poštna sporočila programa: vrsta (npr. »pridobljena nagrada«, »porabljeno dobroimetje«), časi in osnovni dnevniki dostavljivosti. Brez analitike vsebine sporočil.

Pravne podlage (6. člen GDPR): izvajanje pogodbe (ko se pridružiš programu in ga uporabljaš), naši zakoniti interesi pri izvajanju in varovanju programa ter privolitev za vse nenujne piškotke, ki se uporabljajo za sledenje priporočilom ali analitiko.

Piškotki za priporočila (trženje)

Ko po privolitvi v marketinške piškotke obiščeš kratko povezavo za priporočilo (npr. /r/JOHNFIT), nastavimo lastne piškotke za priporočila (nujni oziroma funkcionalni – privolitev ni potrebna)
Ko uporabnik namenoma uporabi povezavo za priporočilo (npr. /r/CODE) ali ob zaključku nakupa vnese kodo za priporočilo, nastavimo lastne piškotke izključno za izvedbo zahtevane storitve: samodejno uveljavitev popusta za prijatelja in pripis dobroimetja za priporočilo v okviru programa QLEOS Credits.

• Imeni: QX_REF_COOKIE (uporabniški ID lastnika priporočila) in QX_REF_CODE_COOKIE (alfanumerična koda).
• Življenjska doba: do 365 dni, podaljša se ob ponovnih obiskih.
• Namen: izključno izvajanje funkcije priporočila, ki jo zahteva uporabnik, in preprečevanje zlorab sistema nagrad.
• Obseg: brez sledenja med spletnimi mesti in brez posredovanja tretjim osebam; uporabljajo se le na qleos.com (in poddomenah).
• Pravna podlaga: izvajanje pogodbe (GDPR 6(1)(b)) za uporabnike, ki uporabijo priporočilo, in/ali zakoniti interesi (GDPR 6(1)(f)) pri zagotavljanju pravilnega popusta in pripisa dobroimetja.
• Uporabniki lahko to funkcijo onemogočijo tako, da ob zaključku nakupa odstranijo kodo ali v brskalniku izbrišejo piškotke. Onemogočenje lahko prepreči uveljavitev popusta in dobroimetja.

Opomba: ti piškotki niso marketinški in ne zahtevajo privolitve, saj so nujni za zagotavljanje storitve, ki jo je uporabnik izrecno zahteval (popust oziroma koda za priporočilo).

Avtomatizirano odločanje in oblikovanje profilov

Program z avtomatiziranimi pravili izračuna popuste za prijatelje, dodeli dobroimetje za naročila s stanjem »Zaključeno«, uveljavi omejitve unovčenja in sorazmerno razveljavi dobroimetje ob vračilih. Te odločitve vplivajo le na zvestobo oziroma dobroimetje in nimajo pravnih ali podobno pomembnih učinkov. Ugovor ali zahtevo za človeški pregled lahko pošlješ na info@qleos.com.

Razkritja, obdelovalci in prenosi v tretje države

Uporabljamo standardno infrastrukturo za spletno trgovino in e-pošto (WordPress/WooCommerce, ponudnike gostovanja in dostave e-pošte ter ponudnike obdelave plačil za stanje naročil).
E-poštna sporočila programa uvažajo spletno pisavo »Outfit« (Google Fonts). Ko tvoj e-poštni odjemalec naloži to pisavo, lahko Google prejme tvoj naslov IP in uporabniški agent. To lahko preprečiš tako, da v e-poštnem odjemalcu blokiraš oddaljene slike. Pri vseh mednarodnih prenosih se po potrebi uporabljajo ustrezni zaščitni ukrepi (npr. standardne pogodbene klavzule).

Hramba (program)

Evidenco in stanja programa hranimo, dokler je tvoj račun aktiven; ob neaktivnosti podatke programa izbrišemo ali anonimiziramo v 24 mesecih od zadnje aktivnosti v programu, razen če je daljše obdobje potrebno zaradi računovodskih obveznosti ali pravnih zahtevkov. Piškotki za priporočila potečejo po zgoraj navedeni življenjski dobi.

Tvoje možnosti (e-poštna sporočila programa in odjava)

E-poštna sporočila programa vključujejo glave List-Unsubscribe (tudi odjavo z enim klikom, kjer je podprta) in povezavo Moj račun → Nagrade za upravljanje nastavitev. Pišeš nam lahko tudi na info@qleos.com. Odjava od e-poštnih sporočil programa ne izbriše tvojega računa, lahko pa omeji ugodnosti, ki temeljijo na e-pošti (npr. prejem kode bona po e-pošti).

Piškotki

Program uporablja nujne piškotke oziroma seje trgovine za ohranjanje tvoje prijave in samodejno uveljavitev tvojega osebnega kupona. Za vse podrobnosti o piškotkih in možnostih privolitve glej Piškotki in tehnologije sledenja.

Hramba podatkov programa

• Podatke o stanju in nagradah programa hranimo, dokler je tvoj račun aktiven.
• Ob neaktivnosti podatke programa izbrišemo ali anonimiziramo v 24 mesecih od zadnje aktivnosti v programu, razen če je daljša hramba potrebna zaradi pravnih zahtevkov ali računovodskih obveznosti.
• Dnevnike pošiljanja e-pošte (vrsta in čas) hranimo do 24 mesecev za diagnostiko dostavljivosti.

Vsa druga obdobja hrambe v tem pravilniku o zasebnosti (npr. petletna hramba računovodskih evidenc) ostajajo nespremenjena.

Piškotki in tehnologije sledenja

Na našem spletnem mestu uporabljamo piškotke in podobne tehnologije sledenja za zagotavljanje pravilnega delovanja, izboljševanje uporabniške izkušnje ter podporo trženju in analitiki.

Pri uporabi piškotkov uporabljamo tudi orodja podjetij Meta (Facebook/Instagram Pixel) in Google (Analytics, Ads, Tag Manager), ki lahko zbirajo podatke o tvoji napravi, naslovu IP, vrsti brskalnika, vedenju in vzorcih navigacije. Ti podatki se uporabljajo za merjenje učinkovitosti oglaševalskih kampanj, prilagajanje vsebine in podporo dejavnostim ponovnega trženja.

Nenujni piškotki se aktivirajo šele ob tvoji izrecni privolitvi prek pasice za piškotke, ki se prikaže ob obisku našega spletnega mesta, v skladu s členom 6(1)(a) GDPR. Svojo privolitev lahko kadarkoli spremeniš ali prekličeš v nastavitvah brskalnika ali prek ponujene plošče za upravljanje piškotkov.

Tvoje pravice

V skladu s členi od 15 do 22 GDPR imaš glede svojih osebnih podatkov naslednje pravice:

– Pravica do dostopa – zahtevaš lahko informacije o osebnih podatkih, ki jih hranimo o tebi, in prejmeš njihovo kopijo;
– Pravica do popravka – zahtevaš lahko popravek netočnih ali nepopolnih podatkov;
– Pravica do izbrisa – znana tudi kot »pravica do pozabe«; pod določenimi pogoji lahko zahtevaš izbris svojih podatkov;
– Pravica do omejitve obdelave – v določenih okoliščinah lahko zahtevaš, da omejimo obdelavo tvojih podatkov;
– Pravica do prenosljivosti podatkov – zahtevaš lahko strojno berljivo kopijo svojih podatkov ali njihov prenos drugemu upravljavcu;
– Pravica do ugovora – ugovarjaš lahko obdelavi svojih osebnih podatkov, kadar se opiramo na zakoniti interes ali jih obdelujemo za neposredno trženje;
– Pravica do preklica privolitve – kadar obdelava temelji na tvoji predhodni privolitvi, jo lahko kadarkoli prekličeš.

Za uveljavljanje katerekoli od svojih pravic nam piši na info@qleos.com. Na tvojo zahtevo bomo odgovorili v enem koledarskem mesecu, kot določa GDPR. Če meniš, da so bile kršene tvoje pravice po zakonodaji o varstvu podatkov, imaš pravico vložiti pritožbo pri nacionalnem nadzornem organu za varstvo podatkov.

Donacije skladu za razvoj mladinskega športa

Ko dodaš donacijo skladu za razvoj mladinskega športa, obdelujemo enake osebne podatke kot pri običajnem nakupu (npr. ime, e-poštni naslov, podatke za račun in podatke o plačilu), da evidentiramo transakcijo, zagotovimo preglednost ter izpolnimo pravne in računovodske obveznosti. Če sodeluješ v programu zvestobe in nagrad QLEOS, lahko donacija, ki izpolnjuje pogoje, odklene povezano značko in bon v skladu s pravili programa, prikazanimi v tvojem centru nagrad. Osebnih podatkov, povezanih z donacijo, ne bomo uporabljali za trženje brez tvoje izrecne privolitve.

Mednarodni prenosi

Nekateri naši ponudniki storitev (npr. Google, Meta, ponudniki dostave e-pošte in preprečevanja goljufij) lahko podatke obdelujejo izven EGP. V takih primerih se opiramo na ustrezne zaščitne ukrepe, kot so standardne pogodbene klavzule Evropske komisije, in po potrebi uvedemo dodatne ukrepe. Kopije ustreznih zaščitnih ukrepov lahko zahtevaš na info@qleos.com.

Varnost podatkov

Izvajamo stroge tehnične in organizacijske varnostne ukrepe za zagotavljanje visoke ravni varstva tvojih osebnih podatkov. Ti med drugim vključujejo šifriranje, varno gostovanje strežnikov, protokole nadzora dostopa, notranje politike varstva podatkov in usposabljanje zaposlenih. Vso obdelavo podatkov izvajamo v skladu z načeli vgrajenega in privzetega varstva podatkov.

Google reCAPTCHA (preprečevanje zlorab)

Google reCAPTCHA uporabljamo za zaščito obrazcev pred neželeno pošto in zlorabami. Ob uporabi zaščitenih obrazcev lahko Google zbira podatke o napravi in uporabi (npr. naslov IP, uporabniški agent, interakcije), da ugotovi, ali dejanje izvaja človek. Ta obdelava temelji na naših zakonitih interesih za varovanje storitev in preprečevanje goljufij (člen 6(1)(f) GDPR).

reCAPTCHA lahko vključuje mednarodne prenose podatkov, tudi v Združene države Amerike. Kadar pride do takih prenosov, se opiramo na ustrezne zaščitne ukrepe, kot so standardne pogodbene klavzule Evropske komisije. Za več podrobnosti glej Googlov pravilnik o zasebnosti in pogoje uporabe.

Spremembe tega pravilnika o zasebnosti

QLEOS si pridržuje pravico, da ta pravilnik o zasebnosti kadarkoli spremeni zaradi sprememb veljavne zakonodaje, tehnološkega razvoja ali svojih notranjih praks. Najnovejša različica pravilnika o zasebnosti bo vedno objavljena na našem spletnem mestu. Priporočamo ti, da to stran občasno pregledaš. Nadaljnja uporaba našega spletnega mesta po spremembah tega pravilnika pomeni sprejem teh sprememb.

Kontakt

Če imaš vprašanja, pomisleke ali zahteve glede tega pravilnika o zasebnosti ali svojih osebnih podatkov, nas lahko kontaktiraš na:

QLEOS Biotech d.o.o.
Bilje 112a
5292 Renče
Slovenija
info@qleos.com